Bạn vẫn chưa muộn cho cuộc đời bạn

10 điều ghi nhớ để làm lính cho ra trò

Được copy từ https://duongtrongtan.wordpress.com/2014/05/21/10-dieu-ghi-nho-de-lam-linh-cho-ra-tro/

Ra hiệu sách bạn thấy sách dạy làm sếp đầy rẫy. Thực ra sách bạn nên đọc đầu tiên là sách dạy làm lính. Nhưng thật đáng tiếc là bạn chẳng thể tìm nổi một cuốn nào
như thế cả. Thế mới đểu!

Vậy nên hãy đọc mấy gạch đầu dòng dưới đây để thực hành đạo làm lính và sẽ thấy cuộc sống của lính vui cũng chẳng kém làm sếp. Bắt đầu nhé:

1. Làm lính là để phục vụ sếp

Bạn có thể đọc được trên vài trang web dặn dò là quan hệ sếp-lính là bình đẳng. Đôi khi bạn lại nghe được đâu đó rỉ tai nhau là “ở đây có văn hóa công ty rất dân chủ”. Toàn bọn xúi đểu đấy! Chẳng bao giờ có chuyện ấy đâu, và nếu có biểu hiện như thế thì cũng có khi là sếp đang phỉnh bạn đấy, đừng có dại mà tin. Nhắc lại nhé: làm lính là để phục vụ sếp.

2. Làm lính tức là làm thay cho sếp

Có khi bạn tự hỏi “sao sếp chẳng mó tay vào việc gì thế?”. Ơ hay chửa, thế nếu sếp mà phải mó tay vào thì lính để làm gì? Cho nên nếu mà bạn còn hỏi câu đó thì tức là có khi không nên có bạn ở đó nữa, tức là chẳng còn việc gì cho bạn làm nữa, nên ra chỗ khác. Logic không?

3. Làm lính tức là chịu khó nâng đỡ sếp

Ý mình là bạn phải làm cho sếp thăng tiến. Sếp không thăng thì bạn cũng đừng hòng mà yên trí vào công việc của mình hoặc cũng đừng hòng tiến bộ. Bạn biết câu “thần thiêng nhờ bộ hạ chứ”? Sếp cần bạn để thăng. Và bạn cũng cần sếp để tiến. Bạn biết thêm câu này không: ‘tiền bối là tiền đồ”. Sẽ thật hãm tài nếu như phải làm việc với một ông sếp cứ ngồi yên một chỗ. Mà đẩy ông ấy đi thì khó lắm. Bởi vậy phải đẩy ông ấy lên để mình còn rộng đường. Chịu khó nâng sếp lên, tiện dăm ba đường.

4. Phải làm bộ nhớ cho sếp

Sếp ơi sắp có khách, sếp ơi sắp deadline, sếp ơi sắp họp … Nói chung là phải nhớ thay cho sếp. Đừng có dại gì mà để sếp phải nhớ, nhục lắm đấy. Bạn sẽ không thích những ông sếp việc gì cũng đòi nhớ đâu, thật đấy!

Ps. Dĩ nhiên là phải nhớ cả phần việc của mình, không thì gay to.

5. Đừng có dại mà chửi sếp ngu

Có mấy người quẫn chí cứ sểnh ra là chửi sếp ngu với lại sếp dốt. Bạn thử nhìn xem mấy người đó có thành đạt không? Cá là không đâu. Sếp có thể ngu cái chỗ bạn khôn, nhưng lại khôn chỗ bạn ngu cực kì, mà cái chỗ ấy mới quan trọng. Thế nên cứ yên trí là sếp anh minh, sếp sáng suốt. Thêm nữa, sếp mà ngu thì bạn lãnh đủ, vừa phải nghĩ thay sếp (vì bạn khôn mà lị), vừa phải làm thay sếp (vì sếp ngu mà lị). Bạn mà làm không ra gì, nghĩ không ra gì thì chỉ có chết mới sếp. Còn nếu mà bạn có làm ngon lành cành đào thì sếp cũng hưởng 80%, bạn chỉ được 20% là cùng. Chưa kể là bị ghét vì cái thái độ. Đừng dại mà nghĩ là sếp ngu.  Nhé!

5.1 Chịu khó khen sếp vào 

Đây là phần mở rộng của điều 5.

Hãy luôn bắt đầu thế này: hôm nay sếp có cái cà vạt duyên thế, ôi ý tưởng này của sếp hơi bị được, chà sếp đánh máy nhanh hơn cả thư kí văn phòng… Đại khái thế. Đừng tưởng làm sếp rồi thì không thích khen. Vì bạn biết đấy, sếp của sếp hoặc khách hàng tích cực chê sếp lắm; nếu bạn mà còn chê nữa thì hỏng hết bánh kẹo. Cho nên, cái điều 5 là đại kị thì cái việc chê sếp chí ít phải coi là … trung kị. Nhưng đừng lố quá, kẻo không ngửi được!

6. Có thể sếp không đúng nhưng sếp không bao giờ sai.

Câu này bạn phải tự hiểu :)

7. Phải nhớ sinh nhật sếp, vợ sếp và con gái rượu của sếp

Bạn có thể đọc được câu thần chú “phải nhớ sinh nhật của lính” trong các sách dạy làm sếp. Nhưng kì thực là nó cũng được dùng nếu có một sách dạy làm lính. Đừng có tưởng là mình bạn có nhu cầu được quan tâm, sếp cũng chỉ là người trần mắt thịt thôi.

8. Hãy nhớ rằng sếp rất cô đơn

Tôi không nói là bạn phải thành bà cô của sếp, nhưng cần nhớ là làm sếp cô đơn hơn làm lính gấp nhiều lần. Sự cô đơn tỉ lệ thuận với số nhân viên mà sếp phải quản. Vậy nên hãy làm bạn với sếp, vì tương lai của chính mình và đồng nghiệp. Chỗ này hơi khó hiểu, nhưng bạn hãy chịu khó mà hiểu. Ha!

9. Thỉnh thoảng phải dạy lại sếp

Nghiêm túc đấy! Kể cả có khi sếp rất giỏi môn thống kê nhưng lại rất lóng ngóng không biết làm ra cái biểu đồ cột trong Excel như thế nào. Dạy được cho sếp tí nào sếp sẽ biết ơn cái đấy. Cho hết đi, sếp sẽ mang ơn bạn cả đời. Lại được tiếng là giỏi giang tích cực, chả mất gì của bọ. Đảm bảo là bạn sẽ luôn luôn sung sướng, cả bên trong lẫn bên ngoài. Đảm bảo đấy!

10. Cũng đôi khi phải lãnh đạo sếp

Đừng tưởng là sếp chỉ có mỗi việc là sáng suốt anh minh. Kì thực đôi khi sếp cũng không được sáng láng cho lắm. Lúc này hãy chỉ cho sếp vài đường cơ bản, nên đi thế nọ, nên làm thế kia. Bình thường khi thấy sếp vướng phải vấn đề, hãy đưa ra giải pháp và xung phong đi trước. Ngon lành (dĩ nhiên là sẽ ngon lành rồi, vì bạn giỏi mà) rồi thì sếp sẽ theo sau. Không phải làm lính tức là lúc nào cũng lẽo đẽo theo sau đâu, đôi khi phải đi trước dẫn đầu. Như thế tức là lít (lead) đấy, tức là “lãnh đạo” đấy. Ông sếp nào cũng bắt đầu từ lính cả, nhưng lính chỉ thành lít nọ lít kia khi biết xông pha như thế thôi. Khổ một tí nhưng sướng cả tiền đồ.

Có thể bạn không có quyền lựa sếp, nhưng có quyền chọn cách làm lính. Trên đây là 10 điều ghi nhớ đủ để thành lính tốt rồi! Chắc luôn.

Ps. Tin hay không thì tùy. 

Kanban cho cá nhân

Bài được copy từ: http://tapchilaptrinh.vn/2013/04/22/kanban-cho-moi-nguoi/

(Tạp chí Lập trình) Hằng ngày chúng ta có rất nhiều việc phải lo: từ công việc cá nhân, học tập, tới công việc ở nơi công sở, các dự án lớn lao cho tới những việc mua quà sinh nhật cho cô bạn cấp Một.  Tất cả việc nào cũng muốn làm, việc gì cũng có vẻ gấp. Vậy mà mỗi ngày chỉ có 24 giờ.

Nhiều người ức chế vì không thể hoàn thành được công việc được giao, lúc nào cũng phải làm quá nhiều việc, đang làm việc này lại có yêu cầu việc khác. Stress dồn lên stress, càng khiến hiệu suất công việc giảm đi trông thấy. Làm sao đây?

Jim Benson đã học tập các nguyên lí cốt lõi của Tinh gọn (Lean) để sáng tạo phương pháp được gọi là Personal Kanban (Bảng công việc cá nhân), áp dụng cho mọi người với chỉ hai quy tắc đơn giản: giới hạn khối lượng công việc đang làm (Limit Work-In-Progress) về khả năng của cá nhân (capacity), và trực quan hóa đầu việc. Với Personal Kanban, ai cũng có thể giảm đáng kể stress và gia tăng năng suất lao động mà không phải thuê thêm Ô-sin nhắc việc.

Cách làm một Bảng công việc cá nhân rất đơn giản, chỉ bằng vài miếng giấy dán, hay những phần mềm ghi chú có sẵn trên PC, hoặc những công cụ số hóa chuyên nghiệp mạnh mẽ.

Một: Tạo Personal Kanban với giấy dán

Mời bạn xem hai cái Personal Kanban của hai người sau đây:

Kanban của một Giám đốc Đào tạo

Personal Kanban của một Lập Trình Viên – Sinh viên

Trông đơn giản nhỉ? Tôi có phải mô tả thêm điều gì để bạn thực hiện ngay không?

Trên một cái bảng (hay chỗ nào dándính giấy được) bạn tạo ra ba cột có tên “Cần làm” (ToDo), “Đang làm” (Doing) và “Xong” (Done).

Khi có việc cần làm (việc tự nghĩ ra, việc được giao…), bạn viết vào tờ giấy dán và đặt vào ToDo trước, phân tích kĩ lưỡng nên làm ngay hay để làm sau. Việc này có bản chất là “lập kế hoạch”, sẽ giúp bạn có được trình tự và cách làm công việc có bài bản hơn. Nhiều người bắt tay vào làm ngay việc được giao mà không suy nghĩ, tính toán. Đó không phải là chiến lược tốt. Nếu bạn có thể xếp độ ưu tiên theo giá trị (cái nào có giá trị thì làm trước), thì ta có thể mất ít công sức hơn mà làm được nhiều giá trị hơn (sử dụng quy tắc Pareto, 80-20).

Khi quyết định làm việc gì, ta sẽ chuyển công việc sang cột Doing. Có thể ghi ngày giờ bắt đầu làm lên giấy.  Giới hạn số lượng thẻ ở cột này (ví dụ 3). Đừng để nhiều, vì nó sẽ khiển bạn phải nhảy từ công việc nọ sang công việc kia (task-switching), là nguồn cơn của thiếu hiệu quả và stress. Con số 3 hay 5 tùy thuộc giới hạn khả năng (capacity) của từng người, chỉ bạn mới biết được. Khi bạn đặt con số 5 và thấy bắt đầu rối tung lên thì chắc là phải giới hạn con số đó xuống thấp hơn. Thực hiện trong một hai tuần rồi đánh giá lại con số đó. Qua một hai tuần ta sẽ có con số hợp lí. Nhưng khi khởi đầu, tôi gợi ý là nên để con số 3.

Khi làm xong việc gì thì đặt nó sang cột Done, có thể ghi ngày giờ kết thúc lên giấy để đánh giá về sau.

Việc đặt một công việc sang cột Done chứ không vứt đi (cuối tuần thì kẹp lại, lưu trữ cho bảng sạch sẽ)  sẽ giúp bạn nhìn thấy được tiến độ công việc, tạo giá trị thúc đẩy bản thân. Đó là một trong những lợi ích của trực quan hóa (visualization).

Về tờ giấy dán, bạn có thể chọn nhiều màu, dùng nó tùy theo chủ ý. Ví dụ: các việc học tập để giấy xanh, các việc giấy tờ để giấy vàng, các việc liên quan đến khách hàng dùng giấy đỏ v.v. Tùy bạn. Nhưng hãy dùng có chủ ý. Việc này sẽ giúp cho bảng trực quan hơn, có sức sống hơn.

Vào mỗi cuối tuần (hay cuối tháng – tùy bạn, tôi thì thích cuối tuần), bạn có thể ngồi lại một chút tự đánh giá lại mình đã làm được bao nhiêu việc, trong đó có bao nhiêu việc ưu tiên, bao nhiêu việc trễ hẹn, bao nhiêu việc đạt kết quả mĩ mãn. Rồi so sánh với tuần trước đó. Qua đó, bạn có thể đánh giá được cách thức làm việc của chính mình. Rồi đưa ra một vài ý tưởng để cải thiện cách làm việc của chính mình. Điều này sẽ giúp bạn liên tục cải tiến. Ngày một tốt hơn.

Hai: biến desktop thành kanban

Bạn có thể vận dụng quy tắc trên để biến desktop thành kanban như hình dưới:

Kanban trên Desktop

Chỉ cần một phần mềm giả lập giấy dán (sticky notes), dọn sạch desktop và làm vài cái cột là xong. Cách làm hoàn toàn tương tự như mô tả ở phần trên.

Ba: Lựa chọn công cụ “chuyên nghiệp”

Nếu bạn hay di chuyển, làm việc nhiều trên máy tính chứ không thích giấy dán thì có thể lựa chọn một công cụ số hóa ưa thích để làm Personal Kanban.  Có rất nhiều công cụ chạy trên nhiều nền tảng khác nhau, từ Android, iOS đến Windows hay Ubuntu. Công cụ loại này có thể kể đến: Trello, KanbanFlow, Pomodoro Daisuki, LeanKit, Kanbanery, JIRA, KanbanTool, PearlTrees, … Với những công cụ hỗ trợ đa nền tảng, (như Trello chảng hạn) bạn có thể tạo lập một bảng công việc lưu trữ “trên mây”, truy xuất ở mọi nơi, mọi lúc. Như hình dưới đây:

Kanban trên mây và di động

Việc tạo lập Personal Kanban trên các dịch vụ này khá dễ dàng. Hãy vào trang web của nhà cung cấp và đăng kí với vài thao tác đơn giản , bạn sẽ có ngay một kanban tiện dụng và đẹp mắt.

Kanban trên Trello web

Ảnh chụp màn hình Galaxy Tab 7 Plus

Personal Kanban là công cụ hết sức đơn giản nhưng hữu hiệu. Rất nhiều người thấy ngạc nhiên vì độ hiệu của công cụ đơn giản này. Bạn hãy thử và sẽ thấy ngay điều đó sau một tuần. Tuy thế Personal kanban chỉ là công cụ, nó không quyết định được hết chất lượng từng công việc hằng ngày của bạn. Điều đó phụ thuộc vào khả năng xử lí từng việc cụ thể đó. Mặc dù Personal Kanban cũng gián tiếp tác động đến chất lượng công việc do giúp bạn tập trung hơn vào số ít việc đang làm. Nhưng  tác dụng trực tiếp nhất của Personal Kanban là  giúp bạn trực quan hóa mọi thứ lên để dễ bề trù liệu và lập kế hoạch, giới hạn công việc để không bị phân tán và mất tập trung. Nếu biết dùng công cụ một cách hữu hiệu, nó sẽ giúp ích rất nhiều; bằng không, nó chỉ làm phiền bạn thêm thôi. Có người bảo công cụ nối dài cánh tay của con người; nhưng có người lại bảo càng nhiều công cụ con người càng dễ bị lệ thuộc. Cũng có ý đúng cả. Tôi tin là bạn có thể dễ dàng làm chủ personal kanban. Chắc chắn thế.

Dương Trọng Tấn.